In dit stappenplan nemen we stap voor stap door hoe en waar je alles in kunt stellen voor een zo´n optimaal en praktisch mogelijke manier van werken binnen het reserveersysteem Jimani.
We beginnen met het invullen van de "bedrijfsgegevens"
- Vul alle velden in met uw bedrijf gegevens.
- rechts onderin kunt u uw bedrijfslogo toevoegen door op "bestand kiezen" te klikken. (Deze functie is bedoeld voor het toevoegen van een eventueel bedrijfslogo of een andere afbeelding/bestand wat u zichtbaar wil maken. dit bestand is ook zichtbaar op de offertes, bevestigingen aanvragen en/of facturen.)
- Als u alle velden heeft ingevuld en de algemene voorwaarden heeft geaccepteerd kunt u rechts onderin klikken op opslaan.
Instellen "Extra bedrijfsgegevens"
- Vul alle lege velden in met uw bedrijfsinformatie.
- zodra u alles heeft ingevuld klikt u rechts onderaan de pagina op de button opslaan.
"Abonnementen"
Onder het kopje abonnementen ziet u uw afgesloten abonnement en de overige abonnement opties. in dit overzicht kunt u voor extra opties kiezen mocht u daar interesse in hebben. verder hoeft u hier niets in te stellen.
"Financieel"
Onder het kopje Financieel zal u de offertes gaan zien. deze worden zichtbaar op het moment dat Jimani gebruikt word, bij het instellen van Jimani is dit overzicht nog leeg.
Gefeliciteerd! de basis is voltooid en alle bedrijfsgegevens zijn succesvol toegevoegd aan u Jimani profiel.
Nu word het tijd alle instellingen door te nemen en naar wens in te vullen zodat u gebruikt kunt maken van de reserveer module van Jimani. Uiteraard zullen wij u ook hier stap voor stap uitleggen waar u moet zijn en wat de bedoeling is.
Stap 1) Klik links onderaan de pagina op de button "Horeca".
U ziet boven aan de pagina allemaal hoofdgroepen staan, deze moeten allemaal ingesteld worden naar uw wensen.
Stap 2) Instellen "Reserveer groepen"
Hier kunt u een hoofdgroep aanmaken. Denk hierbij aan Ontbijt, lunch, diner, kinderfeest, Kerst, feestdagen etc.
- Jimani heeft alvast een reserveergroep aangemaakt, wenst u meer reserveergroepen volg dan het onderstaande stappenplan.
- klik op het groene rondje met het witte plusje rechts bovenaan de pagina
- geef de reserveergroep een naam (bijvoorbeeld lunch)
- Uw heeft de mogelijkheid de reserveergroep een kleur te geven, mocht u meerdere reserveergroepen hebben is dit overzichtelijk in uw lijstweergave, dit kan echter op een later stadium altijd nog aangepast worden.
- Bij de reserveersoort selectie vult u in voor welke reserveersoort het is bijvoorbeeld lunch.
- Er is een optie om informatie toe te voegen. Dit is in de meeste gevallen een beschrijving van de reserveergroep. let op deze beschrijving komt ook tevoorschijn in de widget.
- Bij de tijden vult u in vanaf hoe laat tot hoe laat er lunch gereserveerd kan worden. (bijvoorbeeld van 11.00uur tot 15.00uur)
- vink de vakjes actief aan zodat deze reserveergroep zichtbaar word. de andere vinkjes kunt u ook naar keuze actief zetten.
- in de kalender kunt u aangeven op welke dagen de reserveergroep te reserveren is. (als u op de maand klikt selecteert hij de gehele maand)
- klik rechts onderaan op de knop opslaan, u heeft nu succesvol een reserveergroep aangemaakt.
Stap 3) Instellen "Reserveer Soorten"
Hier kunt u een reserveer soort aanmaken. Denk hierbij aan al-la-cart, buffet of een BBQ. Via reserveersoort kunt u tevens producten en bijverkopen toevoegen.
- Jimani heeft alvast een reserveer soort aangemaakt, wenst u meer reserveersoorten volg dan het onderstaande stappenplan.
- klik op het groene rondje met het witte plusje rechts bovenaan de pagina
- geef de reserveersoort een naam (bijvoorbeeld lunch)
- Uw heeft de mogelijkheid de reserveersoort een kleur te geven, mocht u meerdere reserveersoorten hebben is dit overzichtelijk in uw lijstweergave, dit kan echter op een later stadium altijd nog aangepast worden.
- Vul de minimaal en maximaal aantal gasten in. dit is afhankelijk van de grootte van uw tafels. kunt u 10 personen plaatsen aan een tafel dan kunt u uw maximaal op 10 zetten.
- standaard reserveringsduur voor in dit geval een lunch kunt u hier instellen. wij zullen deze nu als voorbeeld op 1,5 uur zetten maar vind u dit te lang of juist te kort kunt u deze geheel naar wens invullen.
- Reserveringsduur voor groepen kunt u hier op dezelfde manier invullen.
- boekbaar voor aankomst wil zeggen hoelang heeft u nodig om een nieuwe gast te ontvangen (denk aan tafel afruimen opnieuw indekken) wij zullen deze als voorbeeld op 15 minuten zetten.
- vink het vakje actief aan zodat deze reserveersoort zichtbaar word.t de andere vinkjes kunt u ook naar keuze actief zetten.
- klik rechts onderaan op de knop opslaan, u heeft nu succesvol een reserveersoort aangemaakt.
Stap 4) Instellen van "Velden"
In dit overzicht voegt u gemakkelijk nieuwe en speciale velden toe aan de reservering.
Onder het kopje velden kun je heel veel instellen. je ziet hier de tag lijst die gebruikt worden voor ander andere templates. onder deze subgroep kun je uit verschillende veldtypes kiezen hoe u het wenst te tonen we hebben de volgende keuzes:
Tekst veld: u kunt kiezen voor een open tekst veld. 
Tijdveld: U kunt kiezen voor een tekst veld met tijd registratie. 
Datum veld: u kunt kiezen voor een tekst veld met datum registratie 
Check box: u kunt kiezen voor een veld met een selecteer vakje die aangevinkt dient te worden.
Nummer veld: u kunt kiezen voor een dropdown veld met nummers
Phone: U kunt kiezen voor een veld met telefoon nummer registratie 
Dropdown lijst: U kunt kiezen voor een veld met een drop down lijst
- Jimani heeft alvast velden aangemaakt, wenst u meer velden volg dan het onderstaande stappenplan.
- Klik op het groene rondje met het witte plusje rechts bovenaan de pagina.
- geef het veld een naam (bijvoorbeeld Allergie)
- Kies nu een type tekst veld, (zie bovenstaande voorbeelden)
- selecteer daarna de reserveersoort bijvoorbeeld lunch.
- De tag veranderd als het goed is automatisch mee met de gekozen naam van uw veld.
- aan de rechterzijde kunt u een informatie veld invoegen die de gast in kan vullen bij het reserveren.
- Klik op de vinkjes actief om het product type zichtbaar en werkend te maken.
- klik vervolgens rechts onderaan op de knop opslaan, u heeft nu succesvol een veld aangemaakt
Stap 5) Instellen van "Locaties"
Hier vind u een overzicht van uw beschikbare locaties en zalen waar uw gasten kunnen verblijven. Binnen de locaties kunnen de tafels aangemaakt worden. Denk hierbij aan locaties: Restaurant binnen, speelplaats buiten of bijvoorbeeld Terras.
- Jimani heeft alvast locaties aangemaakt, wenst u meer locaties volg dan het onderstaande stappenplan.
- klik op het groene rondje met het witte plusje rechts bovenaan de pagina
- geef de Locatie een naam (bijvoorbeeld Ridderzaal)
- Er is een optie om een omschrijving toe te voegen. Let op deze beschrijving komt ook tevoorschijn in de widget.
- zorg dat het vinkje actief en zichtbaar in de widget ingeschakeld zijn. betreft uw locatie een buiten locatie dan kunt u die ook aanvinken. is de locatie binnen laat deze dan uit staan.
- klik rechts onderaan op de knop opslaan, u heeft nu succesvol een Locatie aangemaakt.
Stap 6) Instellen van "Tafels"
Hier vind u de volledige lijst met tafels. U kunt deze snel aan en uit zetten en de volgorde wijzigen. LET OP: De reserveringen worden gevuld op tafelgrote en volgorde. Wanneer u de tafelvolgorde aanpast, zal het tafelnummer voor de volgende vrije plaats bij reserveren ook wijzigen.
- Jimani heeft alvast tafels aangemaakt, wenst u meer tafels volg dan het onderstaande stappenplan.
- klik op het groene rondje met het witte plusje rechts bovenaan de pagina
- Vermeld onder naam het tafel nummer
- Vermeld onder totaal aantal zitplaatsen hoeveel personen er aan deze tafel passen.
- Heeft u meerdere locaties aangemaakt selecteer dan de juiste ruimte.
- Klik op de vinkjes actief om het product type zichtbaar en werkend te maken.
- Klik rechts onderaan op de knop opslaan, u heeft nu succesvol een Tafel aangemaakt.
- Herhaal deze handeling tot alle tafels zijn toegevoegd.
Stap 7) Instellen van "Tafelcombinaties"
Wanneer u reserveringen wilt ontvangen van grotere groepen gasten, dan is het noodzakelijk deze groep te verspreiden over meerdere tafels. Het is voor de gast fijn wanneer deze tafels vlak naast elkaar staan, zodat de gasten nog steeds het gevoel hebben samen te zijn.
- Jimani heeft alvast een tafelcombinatie aangemaakt, wenst u meer tafelcombinaties volg dan het onderstaande stappenplan.
- Klik op het groene rondje met het witte plusje rechts bovenaan de pagina
- Vermeld onder naam de tafels die u wilt selecteren.
- Vermeld onder totaal aantal zitplaatsen hoeveel personen er aan deze tafels passen.
- Selecteer onderaan de tafels die u wilt combineren.
- Klik op de vinkjes actief om het product type zichtbaar en werkend te maken.
- Klik rechts onderaan op de knop opslaan, u heeft nu succesvol een Tafelcombinatie aangemaakt.
- Herhaal deze handeling tot alle tafel combinaties zijn toegevoegd.
Stap 8) Instellen van "Locatie beperking"
In dit menu kunt u gemakkelijk één of meerdere locaties sluiten wanneer het maximale aantal gasten is bereikt. Dit kan zeer handig zijn bij speciale aangelegenheden of bij drukte.
- Jimani heeft alvast een locatie beperking aangemaakt, wenst u een andere locatie beperking volg dan het onderstaande stappenplan.
- Klik op het groene rondje met het witte plusje rechts bovenaan de pagina
- Vermeld onder de naam de titel van de locatie beperking (bijvoorbeeld, gesloten voor reservering)
- Voeg in de locatie lijst de locatie toe die u wilt beperken. (bijvoorbeeld Ridderzaal)
- geef in de kalender aan welke dagen u een locatie beperking wil toevoegen. (bijvoorbeeld alle maandagen)
- Klik op de vinkjes actief om het product type zichtbaar en werkend te maken
- Klik rechts onderaan op de knop opslaan, u heeft nu succesvol een Tafelcombinatie aangemaakt.
Stap 9) Instellen "Drukte beperking"
De "Drukte beperking" heeft twee belangrijke functies: 1) Zorg dat er geen wachtrij meer bij de deur staat op piekmomenten. 2) Zorg dat niet iedereen op hetzelfde moment binnenkomt, zodat de keuken niet alle bestellingen tegelijk krijgt.
- Jimani heeft alvast een drukte beperking aangemaakt, wenst u een andere drukte beperking volg dan het onderstaande stappenplan.
- Klik op het groene rondje met het witte plusje rechts bovenaan de pagina
- Vermeld onder de naam de titel van de locatie waar u een drukte beperking wilt toepassen.
- Voeg bij reserveersoort de reserveersoort toe. (bijvoorbeeld Lunch)
- Vul de aantal reserveringen toe per tijd. dit wil zeggen hoeveel tijd heeft u nodig als een gast is vertrokken voordat er een andere gast dezelfde tafel kan reserveren die nog niet gereed is. op deze manier geeft u uzelf wat speling om de tafel gereed te maken voor de nieuwe gast.
- Klik op de vinkjes actief om het product type zichtbaar en werkend te maken
- Klik rechts onderaan op de knop opslaan, u heeft nu succesvol een drukte bepaling aangemaakt.
Stap 10) Instellen "Tijd blokkering"
Hier kunt u snel en gemakkelijk reserveertijden aan en uitzetten. Deze functie is vooral handig wanneer er uitval is in de keuken of bediening, waardoor het al snel te druk kan worden.
- Jimani heeft alvast een tijd blokkering aangemaakt, wenst u een andere tijd blokkering volg dan het onderstaande stappenplan.
- Klik op het groene rondje met het witte plusje rechts bovenaan de pagina
- Vermeld onder de naam de titel van de reserveersoort waarop u een tijdblokkering wil zetten (bijvoorbeeld, lunch beperking)
- kies een tijd vanaf hoe laat tot hoe laat u een tijdblokkering aan wilt zetten.
- voeg een reserveersoort toe waarop u een tijdblokkering wil zetten (bijvoorbeeld Lunch)
- geef in de kalender aan welke dagen u een tijd blokkering wil toevoegen. (bijvoorbeeld alle maandagen)
- Klik op de vinkjes actief om het product type zichtbaar en werkend te maken
- Klik rechts onderaan op de knop opslaan, u heeft nu succesvol een Tijdblokkering aangemaakt
Instellen van "Producten"
In het product overzicht kunt u verschillende soorten producten aanmaken, afhankelijk van uw abonnement en modulekeuze.
- klik op het groene rondje met het witte plusje rechts bovenaan de pagina
- Kies één van de drie product types (Horeca aanbetaling, extra producten of transactie kosten)
Horeca aanbetaling: dit zijn reserveringen waar u een aanbetaling voor wenst te ontvangen.
Extra producten: denk hierbij aan een wijnarrangement of een kinderstoel of andere extra producten die jullie aanbieden.
Transactie kosten: mogelijke transactie kosten kunt u zelf betalen of u kunt het hier doorberekenen aan de klant - vul nu de product naam in, bijvoorbeeld brunch.
- u kunt product informatie toevoegen mocht dit gewenst zijn.
- u kunt nu de prijzen toevoegen in de velden.
- U kunt in de dropdown ook de BTW kiezen.
- Klik op het vinkje actief om het product type zichtbaar en werkend te maken.
- klik rechts onderaan op de knop opslaan, u heeft nu succesvol een product aangemaakt
